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座谈会
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座谈会
作者:admin 发布时间:2013-4-18 17:30:37 人气:

焦点座谈会

焦点小组座谈会(Focus Group Discuss,简称FGD)是定性研究的一种重要方法,这是一种圆桌讨论会议,要求与会者符合特定条件但在职业、需求等其他标志属性方面尽量分散以提高会议讨论意见的代表性,与会者通常由6-8人组成,在经验丰富的主持人的引导下对某一主题进行深入讨论、相互刺激和脑力激荡。焦点小组调研的目的在于了解人们对于某一主题的看法以及影响这种看法的背后的原因。 FGD研究是定性的、指导性的,如果要获取定量的信息,通常在FGD之后结合大样本调查:通过FGD找到问题的相关影响因素,而通过大样本调查找到这些影响因素的定量影响程度。
 
FGD方法的优点
1.可以了解被访者对某一产品、概念、假设的感觉及其原因;
2.资料收集时间短,见效快、所需被访者人数少;
3.有监控设备(如单面镜等)可以使合作伙伴了解整个过程。

FGD方法的缺点
1.对甄别条件的设定、甄别质量的控制和主持人的主持水平要求高.
2.所取得的信息是方向性的,不易精确地进行定量分析,不能将结论推及总体;
3.些涉及隐私、保密等问题,不容易当众询问。


一、操作流程

项目培训  →   开始放线招募被访者  →    甄别合格被访者并提交进度  →    通知合适被访者入会  →    准备会前、会中所有资料和物品   →  会议进行中     →   提交会后所有资料

二、座谈会场地
   1)会议室可以容纳10个人的位置,室内不可过大,容易造成回音。 会议桌优先考虑圆形桌子
   2)监控室和会议室必须是两个单独的房间, 两个房间必须相邻,保证两个房间的隔音效果较好。

三、招募被访者
   1)座谈会通常是8人组或是6人组的会议,需要另外多招募4个被访者做为备份人员→
   2)一个邀约员在每组会内最多约两个合格被访者,且保证两个被访者的条件不相同,两个被访者之间互不认识,该邀约员在一个座谈会当中最多约4个合格被访者,以保证邀约的被访者质量。根据座谈会邀约人数来合理安排邀约员
   3)根椐招募的被访者的条件来通知对应情况访问员来招募。例如:常规性的饮料、电器、服装及生活用品之类座谈会可以通知郑州当地在大姐或是已经有工作的兼职人员来招募。如汽车、卡车或是一些要求有一定身份被访者,可以通过保险公司人员,或家里经济能力较好的兼职人员来招募。
   4)在放线给邀约员时,决对不可以告诉他们客户的信息,除非是在客户允许的前提下

四、甄别时要注意的问题
   1 同组内的被访者都互不认识
   2 同组内的被访者都在不同的行业工作,不能出现相同行业,例如,张三是个体服装,那李四是在某个商场工作,而该商场也有服装销售,那两个被访者只能招募其中的一位(另一位也不可以做为后备名单)
   3 所有被访者符合甄别条件(包括本地长住居民和没有在与调研内容相关的行业工作)
   4 会讲普通话
   5 性格外向且善于表达自已的观点
   6 在开会的时间可以准时到会,并且可以坚持两个小时的会议,如果被访者不能保证可以准时到会(有些被访者会说可能会有时间,可能会有会议或有可能出差类似这样的被访者),请放弃重新招募新的被访者。
   7 每天需要给邀约人员要名单,注意招募进度,不要乎快乎慢影响项目质量,最好每天给客户一次进度。
   8 在开会前两天需要招募齐所有被访者名单
   9 汽车座谈会通常需要车主本人开车并且携带驾证及行车证到会,如果被访者有突发事情不能带车和证件到会,请与客户确认是否可以到会。到会的被访者需要把行车证和驾证拍照留底,如被访者有疑问可以留复印件,并且在复印件上标明仅做汽车项目证明使用。
   10 例如有些保险座谈会要求被访者带保单到会,如果保单因特殊原因无法带到现场,可以与客户协商,提供被访者的保单号,让客户去查询该保单的真实性
   11 要甄别结束后,请给被访者做个评语,例如:沟通能如何?时间上是否有保证?需要带到现场的物品是否可以带到现场?

五、通知被访者入会
   1 在开会有前两天通知合格的被访者入会,如8号开会,应该在6号通知被访者开会的具体时间和地址,不要过早通知,以免被访者遗忘。如是早上10点到12点的会议,通知被访者时在告知是在9点半到会,不要迟到。7号时请再次提醒一下被访者会议的时间和地址及是否有收到短信通知。
   2 在电话通知后,把开会的地址及到会的时间和需要携带的物品发到被访者手机上。
   3 电话通知时一定要和被访者确认是否知道开会的地址,帮被访者查清路线如何到开会的地址,会议的人数不可缺少,否则座谈会无法召开,让被访者一定准时到会。再次提醒被访者需要携带的物品不要遗忘。
   4 在通知时如有被访者告知不能准时到会,一定及时添加后补人员。
   5 告知邀约人员他所邀约的合格人中名单,和被访者再一次叮嘱到会的重要性
   6 通知笔录公司开会的时间,地点及笔录格式

六、会前物品准备
1)食品
 座谈会的食品在吃的时候不可以有响声,例如:瓜子类的不可以准备。每个食品 都要有单独的外包装。
 会议室准备的食品有两种水果(香蕉是首先,其次是当季的水果),两种点心(软面包、沙琪码、蛋黄派、果冻等)。每人一瓶矿泉水是必备的。椐据入会人员的体质来合理安排食品,如遇到老年人座谈会时,确认是否可以吃香蕉。如是高端座谈会另外可以另外增加一些比较上档次的小点心或是汉包之类的。
 客户食品,先确认客户的人数,然后准备足够量的水和食物。客户区的食品要比会议室的食品好一点,总体数量可以少一点。两种水果可以和会议室的一样,另外多备一些徐福记的点心,可以冲泡的咖啡和茶。准备一包一次性纸杯。
 会议室和监控室各放一包抽纸
 购买食品时注意,所有的食品保证干净和卫生。且比较好吃。例如:香蕉不要过大,15厘米左右为好,颜色不要过青或是很软,也不可以是很粗或是很细小的,居中为好。如果座谈会是两天的时间,那只提前买一天座谈会需要的量,不要买的过多,造成食品的浪费。当天会议结束后,清点过食品后再去购买第二天的食品。
 在开会前两小时,会议室和监控室的所有食品摆放整齐
2)会前资料表
 把通知入会的12个合格名单打印出来(包括被访者的电话)。
 椐据甄别时的情况先挑选出来符合配额的8名被访者资料按要求排序填到入会表内,把后备名单填到最后面
 会前问卷
 被访者签到表
 会中问卷
 彩图(有些项目有要求打印一些彩图)
 开会时需要用到的产品(有些包装测试的座谈会需要买一些产品,买产品时一定和客户确认清楚,购买的产品名单和容量,保留小票和发票,发票的抬头要和客户确认开哪个公司)
 所有会前资料在开会前一天准备齐全
3)常规性座谈会准备物品
  两支录音笔(电池)
 蓝色圆珠笔(10支)
 白板笔(3支不同颜色)
 白板和白板纸(每组备4张)
  空白A4组(座谈会和监控室需要放)
 大小胶带和双面胶
 小刀和剪刀
 台卡
 礼金和装礼金用的空白信封
  回形针
 录像设备
 打印机

八、被访者到会后
      1)首先让被访者签到,检查被访者的身份证,驾驶证,行车证或产品。再次进行二次甄别,在甄别合格后,让接待人员给被访者送上水和杂志,提醒被访者会议需要两个小时是否需要去卫生间,同时稍等一下后面的被访者。
       二次甄别时要注意多与被访者聊天,可以聊一些二甄之外的话题,以便进一步了解被访者是否善于表达。(比例,饮料座谈会,再次问一个被访者喝这个饮料大约有多久的时间,第一次是怎么选到这个饮料的,平时都喜欢喝什么口味的,喝的频率如何?)
      2)在被访者到齐后,与主持人确认入会名单,可以给主持人建议哪些人较优秀。
      3)在确认好入会名单后,再次提醒被访者,入会时手机调成振动或关机不要在会内接电话,有想卫生间的先去卫生间,在开会的时候,没有对错之分,请大家涌跃发言。接着要把入会者的台卡按序排到座议桌上,再次与主持人确认,是否可以安排被访者入会,当主持人确认可以入会时,再带着入会人员入会。让备份名单在接待区等候,由接待人员陪同。
      4)开会5分钟内,需要将入会名单送与主持人和客户。
      5)被访者入会后,后备名单由督导陪同聊天大约10分钟后,如主持人没有提出更换被访者的情况下,向后备名单讲明情况,赠送礼金,送被访者离开。

  九、会议中
      1)打电话提醒下组被访者的到会时间和地址
      2)督导守在会议室和监控室的门口随时做好客户服务

  十、会议结束后
      1)笔录在会议结束后48小时内提交给客户(按照客户的笔录格式)
      2)座谈会录像刻盘寄给客户
      3)会议中主持人写的白板拍照发给客户
      4)统计邀约员工资,并制作工资表
      5)所有该项目存档。(电子版本和文件分别存档)


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